Elektronische Patientenakte

Du greifst über die ePA-App auf deine ePA zu und verwaltest dort deine Daten. Lade dir dafür die App in einem der gängigen App-Stores (Apple App Store oder Google Play Store) herunter – sie heißt „BERGISCHE KRANKENKASSE ePA“.

Wichtig: Die ePA-App ist nicht dieselbe App wie die „BERGISCHE App“. Die „BERGISCHE App“ ist unsere Service-App (z. B. für Nachrichten/Dokumente) und nicht die für die ePA.

Die technischen Mindestanforderungen findest du jeweils direkt im App-Store beim Download. Wenn du deine ePA lieber am Computer (Desktop/Laptop) verwalten möchtest, kannst du das ebenfalls tun – Voraussetzung ist ein Kartenlesegerät (für die Gesundheitskarte). Weitere Infos gibt unter www.epaclient.de.

Ja, du kannst deine ePA auch ohne die App nutzen. Im Falle einer Behandlung können Ärztinnen und Ärzte, Krankenhäuser oder Apotheken sowohl Daten in deine ePA einstellen als auch vorhandene Daten einsehen, auch wenn du die App nicht nutzt. Außerdem kannst du eine Vertreterin oder einen Vertreter autorisieren, zum Beispiel ein Familienmitglied, deine ePA über die App einzusehen und zu verwalten.

Seit Juli 2025 kannst du deine ePA auch über einen Desktop-PC verwalten. So hast du noch mehr Flexibilität beim Zugriff auf deine Gesundheitsdaten. Weitere Informationen findest du unter www.epaclient.de/. Für die Anmeldung wird ein Kartenlesegerät der Sicherheitsklasse 2 oder 3 benötigt. Außerdem benötigst du deine elektronische Gesundheitskarte sowie die dazugehörige PIN. Diese erhältst du, nachdem du dich bei uns persönlich in einem Kundenzentrum oder über die ePA-App identifiziert hast.

Im Rahmen deiner Behandlung hat deine Ärztin oder dein Arzt Zugriff auf deine ePA – vorausgesetzt, du hast dem nicht widersprochen.

Den Zugriff ermöglichst du ganz einfach, indem du in der Praxis deine elektronische Gesundheitskarte (eGK) in das Kartenlesegerät steckst. Damit erhält deine Ärztin oder dein Arzt für 90 Tage Zugriff auf deine ePA – auch über das aktuelle Abrechnungsquartal hinaus. Steckst du die eGK innerhalb dieser 90 Tage erneut, wird die Frist entsprechend verlängert.

Zusätzlich kannst du über die ePA-App selbst festlegen, wer auf welche Daten zugreifen darf und die Dauer der Zugriffsrechte individuell anpassen.

Ärztinnen, Ärzte und andere berechtigte Personen in medizinischen Einrichtungen können nur im Behandlungskontext auf deine ePA zugreifen. Das bedeutet, der Zugriff ist beispielsweise während eines Arztbesuchs oder bei medizinischen und therapeutischen Maßnahmen möglich. Als technischer Nachweis für den Zugriff dient das Einstecken deiner Gesundheitskarte. Du kannst diesen Zugriff jederzeit über die ePA-App einschränken oder beenden. Zudem wird jeder Zugriff auf deine ePA protokolliert, sodass immer nachvollzogen werden kann, wer wann auf deine Daten zugegriffen hat.

Ärztinnen und Ärzte können im Behandlungskontext auf die Daten in deiner ePA zugreifen. Standardmäßig ist der Zugriff auf 90 Tage festgelegt, um längere Behandlungen abzudecken. Du kannst diesen Zugriff über deine ePA-App jederzeit vorzeitig beenden oder einen längeren Zeitraum festlegen, der über die 90 Tage hinausgeht, zum Beispiel für deine Hausarztpraxis.

Apothekerinnen und Apotheker haben nach dem Scannen deiner elektronischen Gesundheitskarte (eGK) standardmäßig drei Tage lang Zugriff auf deine ePA.

Ja, du kannst selbst medizinische Dokumente in deine ePA einstellen. Diese Dokumente werden als Versichertendokumente gekennzeichnet.

Ja, du kannst selbst Dokumente und Daten aus deiner ePA löschen. Bevor du Informationen löschst, erhältst du einen Warnhinweis, damit du nicht versehentlich oder unbeabsichtigt Daten entfernst.

Überlege vorher, ob es nicht ausreicht, ein Dokument zu verbergen: Verborgene Dokumente sind nur für dich als versicherte Person sichtbar. Sie sind in der App mit einem Schloss-Symbol gekennzeichnet.

So geht’s: Tippe das entsprechende Dokument an, öffne oben rechts das Menü mit den drei Punkten und wähle dann „Dokument verbergen“ oder „Dokument entfernen“.

Ja, als Versicherte/r kannst du entscheiden, welche Dokumente in deiner ePA sichtbar sind. Du hast die Möglichkeit, bestimmte Dokumente nach eigenem Ermessen zu verbergen. Diese Dokumente sind dann nur für dich selbst und für die Ärztinnen und Ärzte sichtbar, denen du explizit Zugriff gewährt hast.

So kannst du ein Dokument verbergen: Tippe in der ePA-App auf das betreffende Dokument, öffne oben rechts das Menü mit den drei Punkten und wähle „Dokument verbergen“. Verborgene Dokumente sind in der App mit einem Schloss-Symbol gekennzeichnet.

Ja, du kannst sehen, wer auf deine ePA zugegriffen hat. Jeder Zugriff auf deine ePA wird protokolliert. So kannst du jederzeit nachvollziehen, wer mit deiner ePA interagiert hat.

So findest du das Protokoll in der ePA-App: Öffne in der Patientenakte oben rechts deinen Avatar, tippe auf „Ihre Patientenakte“, scrolle ganz nach unten und wähle „Aktivitätenprotokoll“.

In deiner ePA werden vor allem wichtige medizinische Befunde und Dokumente auf einen Blick verfügbar sein. Ärztinnen und Ärzte sind verpflichtet, Medikationsdaten, Arztbriefe, Entlassbriefe und Befundberichte standardmäßig in die ePA einzustellen. Falls für deine Versorgung notwendig, können auch Informationen aus früheren Behandlungen hinzugefügt werden, sofern du dies wünschst.

Solltest du Bedenken bezüglich besonders sensibler Daten haben, kannst du der Befüllung deiner ePA widersprechen. In solchen Fällen wirst du gesondert über deine Widerspruchsmöglichkeiten informiert.

Ja, beim ersten Zugriff auf deine ePA werden Medikationsdaten aus dem E-Rezept-Fachdienst in deine ePA übertragen. Wenn du keine automatische Datenübertragung wünschst, kannst du dem in deiner ePA widersprechen. Eine Datenübertragung kann zu einem späteren Zeitpunkt wieder aktiviert werden.

So kannst du in der ePA-App widersprechen bzw. die automatische Übertragung steuern:

1. Öffne in der Patientenakte oben rechts deinen Avatar.
2. Tippe auf „Ihre Patientenakte“.
3. Scrolle nach unten zu „Einwilligungen und Widersprüche“.
4. Wähle „Medikation“.
5. Über den oberen Regler kannst du festlegen, ob Medikationsdaten automatisch übertragen werden sollen.

Du kannst bis zu fünf Personen als Vertreter für deine ePA festlegen. Diese Vertreterinnen und Vertreter können dann auf deine elektronische Patientenakte zugreifen.

Als Vertreterin oder Vertreter kannst du Personen einsetzen, die ebenfalls in der gesetzlichen oder privaten Krankenversicherung versichert sind. Diese Personen müssen über eine eigene elektronische Gesundheitskarte mit PIN oder eine GesundheitsID verfügen.

Die GesundheitsID ist dabei letztlich das Benutzerkonto für die ePA-App: Sobald sich eine Person in der ePA-App registriert hat, ist sie dafür qualifiziert. Die GesundheitsID ist keine Zahl, sondern eine digitale Identität, die in diesem Fall durch das Benutzerkonto in der ePA-App dargestellt wird.

Nachdem du Vertreterinnen und Vertreter für deine ePA eingerichtet hast, können sie folgende Funktionen nutzen:

• Einsichtnahme in die ePA-App-Protokolle
• Vergabe und Entzug von Zugriffsbefugnissen (z.B. für Leistungserbringer, den digital gestützten Medikationsprozess, Abrechnungsdaten der Krankenversicherung, DiGA)
• Verwaltung von Dokumenten (hochladen, aktualisieren, verschatten und löschen)

Bitte beachte, dass deine Vertreterinnen und Vertreter keine Möglichkeit haben, deine ePA zu löschen, andere Personen als Vertreter zu benennen oder bestehenden Vertreter die Rolle zu entziehen.

Damit du als Vertreterin oder Vertreter auf die ePA einer anderen Person zugreifen kannst, muss diese Person die Vertretung zunächst ermöglichen. Voraussetzung dafür ist, dass die Person entweder:

• die ePA-App selbst nutzt oder
• die PIN der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) besitzt.

Falls die PIN nicht vorliegt, kann sie bei uns beantragt werden. Dafür ist eine Identifizierung in einem Kundenzentrum erforderlich.

Sobald die Vertretung eingerichtet ist, kannst du z. B. auf die ePA deiner Kinder, Großeltern oder anderer Angehöriger zugreifen.

So verwaltest du Vertretungen in der ePA-App:
Tippe oben rechts auf deinen Avatar → „Alle Patientenakten“ → dort kannst du die Vertretungen verwalten und zwischen den Akten wechseln.

Gesamtwiderspruch: Durch diesen Widerspruch werden automatisch alle anderen Nutzungsbereiche der ePA ebenfalls abgelehnt. Es wird keine ePA-Aktenanlage durchgeführt, falls du bereits eine ePA besitzt, wird diese gelöscht.

Einstellen von Daten aus dem E-Rezept Fachdienst: Seit Januar 2025 kannst du die elektronische Medikationsliste zur Unterstützung deiner Behandlung nutzen. Die elektronische Medikationsliste enthält automatisch alle mittels E-Rezept verordneten und auf Basis der Verordnungen an dich abgegebenen Arzneimittel. Mithilfe dieser Informationen hast du und deine Leistungserbringenden einen schnellen Überblick über deine Medikation.

Teilnahme am digital gestützten Medikationsprozess (dgMP): Der digitale Medikationsprozess baut auf den Daten der elektronischen Medikationsliste auf und erweitert diese um Daten zur Prüfung der Sicherheit Ihrer Arzneimitteltherapie (wie z. B. dein Köpergewicht oder Informationen zu deiner Nierenfunktion) sowie die Unterstützung der Leistungserbringenden bei der Erstellung deines elektronischen Medikationsplans direkt aus der ePA. Der digitale Medikationsprozess trägt z. B. durch die Unterstützung bei der Vermeidung unerwünschter Arzneimittelwechselwirkungen zu deiner Gesundheit bei.

Nutzung der Daten zu Forschungszwecken (Sekundärnutzung): Die ePA-Daten möglichst vieler Menschen in Deutschland können wichtige Erkenntnisse für die künftige Gestaltung der gesundheitlichen und pflegerischen Versorgung liefern. Die Bereitstellung der Daten aus deiner ePA zu gemeinwohlorientierten Zwecken ist freiwillig. Du kannst damit z. B. die Versorgungsforschung unterstützen und zur Verbesserung der Sicherheit und Qualität der Versorgung, der Prävention und der Pflege beitragen. Welche Zwecke als gemeinwohlorientiert gelten und wer die Daten nutzen darf, wird gesetzlich festgelegt. Auf dieser Grundlage kontrolliert das Forschungsdatenzentrum beim Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) die Weiternutzung der Daten.

Wichtig ist dabei: Sämtliche Daten aus deiner ePA werden dazu pseudonymisiert. Sie sind also nicht unmittelbar auf dich persönlich zurückzuführen, liefern aber wichtige Informationen zur gesundheitlichen Versorgung in Deutschland und können bei der Weiterentwicklung unseres Gesundheitswesens helfen.

Einstellen von Daten zu in Anspruch genommen Leistungen: Gegenüber deiner Krankenkasse hast du Anspruch auf die automatische Bereitstellung von Daten über die von dir in Anspruch genommenen Leistungen der gesetzlichen Krankenversicherung. Aufgrund von festgelegten Prozessen und Abrechnungsprüfungen durch die Krankenkassen, kann sich die Bereitstellung dieser Daten zeitlich erheblich verzögern. Informationen zu den Kosten sind nicht Gegenstand der Datenbereitstellung der Krankenkassen.

Als gesetzlich Versicherter werden wir verpflichtet, dir automatisch eine ePA anzulegen, es sei denn, du widersprichst. Du kannst deinen Widerspruch bequem online über unsere Website, unten auf der Seite, einreichen. Selbstverständlich kannst du deinen Widerspruch auch schriftlich per E-Mail oder postalisch einreichen.

Ein Widerspruch ist auch nach der Bereitstellung der ePA möglich und führt zur Löschung deiner Akte.

Grundsätzlich werden die Daten aus deiner ePA nur pseudonymisiert zu Forschungszwecken verwendet. In der ePA-App ist die Datenfreigabe für Forschungszwecke standardmäßig aktiviert, kann jedoch jederzeit ein- oder ausgeschaltet werden.

Deine ePA wird dir automatisch von uns bereitgestellt. Bei Fragen rund um deine ePA stehen wir dir gerne zur Verfügung. Bitte beachte, dass wir dir zwar Unterstützung bei Problemen bieten können, jedoch nicht bei der eigentlichen Installation der ePA helfen dürfen.

Versichertenhelpdesk (VHD) / Ombudsstelle
Montag bis Freitag von 9 Uhr bis 17 Uhr
Telefon 0212 2262-400
E-Mail epa@bergische-krankenkasse.de