Kennst du folgendes Problem? Du hetzt von einer Aufgabe zur anderen. Aber die Liste mit Aufgaben wird nicht kürzer, sondern länger. Du gehst erschöpft nach Hause. Nach Feierabend arbeitet dein Kopf weiter. Produziert immer neue Gedanken und Ermahnungen an dich selbst, morgen Aufgabe X zu erledigen und Aufgabe Y nicht zu vergessen.

Dabei steht fest: Stress ist nicht effizient. Stress schadet deiner Gesundheit.

Gute Neuigkeiten: Ein erfolgreiches Selbstmanagement hilft dir, aus der Stress-Spirale auszusteigen und deine Aufgaben pünktlich zu erledigen. Wir sprachen mit Gesundheitsexpertin Ronja Gleim. Die Gesundheitswissenschaftlerin und Expertin für Stressmanagement gibt praxisbezogene Tipps, damit du deinen Arbeitsalltag besser planen kannst.

Warum geraten so viele Menschen im Büro unter Stress?

„Das größte Problem ist, dass es vielen Menschen schwerfällt, Prioritäten zu setzen“, sagt Ronja Gleim. „Wir haben das Gefühl, dass auf uns unfassbar viele Aufgaben einprasseln, die wir alle sofort erledigen wollen. Die Frage, was wir zuerst machen, stellen wir uns nicht.“ Außerdem lassen wir uns häufig ablenken. Insbesondere von unseren Handys. Vielen Menschen fällt es zudem schwer, nein zu sagen. Gleichzeitig ist ihr eigener Anspruch hoch: Sie wollen immer alles richtig machen und ihre Kollegen und Kolleginnen zufrieden stellen. „Das alles führt dazu, dass wir uns nicht fokussieren. Wir verlieren den Überblick und fühlen uns immer gestresster.“

Welche Strategien gibt es, den Stress in den Griff zu bekommen?

„Erster Schritt: Du schreibst alle deine Aufgaben auf“, erklärt Ronja Gleim. Falls du denkst „Aber dafür habe ich doch gar keine Zeit!“, beachte: Stress ist nicht effizient. Der Glaube daran, dass du viele Aufgaben gleichzeitig erledigen kannst, ein Trugschluss. Stress macht auf Dauer krank. Gehe diesen ersten Schritt deiner Gesundheit zuliebe. Sind alle Aufgaben notiert, helfen unter anderem diese Strategien:

  • Eisenhower-Methode

Beim folgenden Vorgehen fließen Ansätze aus der „Eisenhower-Methode“ ein. „Du teilst deine Aufgaben in vier Kategorien ein. Du berücksichtigst dabei Wichtigkeit und Dringlichkeit“, erläutert Ronja Gleim. Du schreibst hinter jede Aufgabe A, B, C oder D. Beispiel: Eine Aufgabe für einen großen Kunden steht an. Sie ist demnach wichtig. Außerdem muss die Aufgabe bis Nachmittag erledigt sein. Heißt: Sie ist sowohl wichtig als auch dringlich. Die Aufgabe gehört in Kategorie A. Wichtige Aufgaben, die nicht am selben Tag ausgeführt werden müssen, sind nicht dringlich. Sie gehören in Kategorie B. Schreib hinter diese Aufgaben ein Datum oder einen Zeitraum, in dem du sie erledigen möchtest. In Kategorie C kommen Aufgaben, die weder Wichtigkeit noch Dringlichkeit besitzen sowie Aufgaben, die du abgeben oder weiterdelegieren kannst. Kategorie D: Ab in den Papierkorb damit!

  • ALPEN-Methode

Die Großbuchstaben stehen für die Stichpunkte „Aufgaben“, „Länge“, „Pufferzeiten“, „Entscheidungen“, „Nachkontrolle“. Notiere alle Aufgaben. Schätze die Länge ein. Benötigst du 10 Minuten? 30 Minuten? Einen ganzen Arbeitstag? Vielleicht auch länger? Plane Pufferzeit ein. Denn man schafft eine Aufgabe selten in der geschätzten Zeit. Viertens: Entscheide, welche Aufgabe du zuerst angehen möchtest. Setze Prioritäten. Hier wiederum kannst du dir Anregungen von der Eisenhower-Methode holen: Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortieren, an Kollegen abgeben oder streichen. Im letzten Schritt: Kontrolliere nachher, ob deine Planung funktioniert hat. Hast du zum Beispiel genug Pufferzeit eingeplant? Falls nicht: Beim nächsten Mal mehr Zeit berücksichtigen.

  • A-B-C-Kategorisierung

Eine vereinfachte Strategie, die vielen hilft: Du sortierst Aufgaben nach A (= wichtig), B (weniger wichtig) und C (= nicht wichtig).

Welche Tipps helfen außerdem?

  • Plane am Ende eines Arbeitstags deine Aufgaben!

Oft beginnt der Arbeitstag mit Besprechungen und Terminen. In dem Fall rät Ronja Gleim, am Ende des Arbeitstags die Aufgaben aufzuschreiben, einzuteilen und zu strukturieren. „Fahre den Computer runter und reflektiere den Tag. Hat meine Aufgaben-Planung gepasst? Oder hatte ich zeitlichen Druck? Nimm die Erkenntnisse in deine Planung für den nächsten Tag auf.“

  • Setze dich beim Planen nicht unter Druck!

Falls du für das Einteilen deiner Aufgaben anfangs viel Zeit benötigst: Das ist normal. Gewinnst du Routine, wird dir das Kategorisieren leichter fallen. „Es geschieht mit der Zeit automatisch in deinem Kopf. Das ist das Ziel: dass dein Selbstmanagement in deinen Alltag übergeht.“

  • Aufgaben-Liste oder Ablagefach?

Die einen arbeiten mit einer Liste. Andere nutzen Ablagefächer, die sie mit Kategorie A, B und C beschriften und mit Aufgaben füllen. Es gibt Apps, die deinen Arbeitsalltag erleichtern. Probiere aus, welches Sortiersystem am besten für dich funktioniert.

  • Pausen!

„Es ist sehr wichtig, dass du Pausen nimmst“, sagt Ronja Gleim. Mach nach 25 Minuten Arbeit 5 Minuten Pause und stelle dir hierfür einen Wecker. Du tust dir damit nicht nur selbst etwas Gutes. Du arbeitest nach Pausen auch effektiver und effizienter. „Laut  Paretoprinzip erzielen wir in 20 Prozent unserer Arbeitszeit 80 Prozent unserer Ergebnisse. Umgekehrt heißt das: Wir glauben, dass wir viel schaffen, wenn wir permanent arbeiten. Aber das stimmt nicht.“ Stehe zwischendurch auf. Gehe ein paar Schritte. Atme durch. Lüfte dein Büro. Prüfe, wie oft du Pause gemacht hast: Lege für jede Pause eine Kaffeebohne, eine Murmel oder einen anderen kleinen Gegenstand in ein Glas. Zähle nach deinem Arbeitstag die Bohnen. Mach dir bewusst: Waren das ausreichend Pausen?

  • Trainiere, nein zu sagen!

Nimm dir anfangs vor, einmal in der Woche nein zu sagen. Lehne Aufgaben ab, die weder wichtig noch dringlich sind. Es können Kleinigkeiten sein. Zu einem guten Selbstmanagement gehört es, auch mal Aufgaben abzulehnen. Mach dir vorab über deine Formulierung Gedanken. Lege dir einen Satz parat. Zum Beispiel. „Ich unterstütze dich gerne, aber leider passt das gerade nicht.“

Was tun, wenn ich mich zu gestresst fühle, um diese Tipps umzusetzen?

Ronja Gleim: „Es gibt viele gestresste Menschen, die Planungsmethoden ablehnen, weil sie sagen: Ich verliere durch das Planen Zeit. In dem Moment stimmt das ja auch. Aber sie vergessen, dass sie mit dem Strukturieren des Arbeitstags – Verschieben weniger dringlicher Aufgaben, Abgeben von Arbeiten –  wiederum Zeit gewinnen. Vor allem handeln sie verantwortungsvoll. Denn sie fördern ihre eigene Gesundheit.“

Du hast Fragen oder möchtest weitere Tipps?

Unsere Sport- und Gesundheitswissenschaftlerin Ronja Gleim steht dir gerne zur Verfügung.

Ronja Gleim

Tel.: 0212 2262-189
Mail: ronja.gleim@bergische-krankenkasse.de