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für eine sichere Übermittlung deiner Daten

Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise für Beschäftigte dürfen nur auf gesicherte und verschlüsselte elektronische Weise an die Krankenkassen übermittelt werden. Das gibt der Gesetzgeber über das Verwaltungsvereinfachungsgesetz vor.

Meldungen und Beitragsnachweise brauchen und dürfen somit nicht mehr manuell abgegeben werden. Das aufwändige Ausfüllen von Meldungen zur Sozialversicherung und den Beitragsnachweisen entfällt, ebenso der Versand der Daten per Post .

Insgesamt funktioniert das Meldeverfahren so einfach und schnell. Für dich – und auch für uns als deine Krankenkasse: Wir erhalten die Daten schnell und können dir Feedback geben.

1. Elektronischer Versand per E-Mail

Das elektronische Meldeverfahren ist schnell und praktisch. Personenbezogene Informationen gehören jedoch zu den sensibelsten Daten. Daher bist du verpflichtet, mittels verschlüsselter Datenübertragung sicherzustellen, dass die Beitragsnachweise und Sozialversicherungsmeldungen deiner Beschäftigten bei der Übertragung vor unberechtigten Zugriffen geschützt sind. Lässt du deine Lohn- und Gehaltsunterlagen von einer externen Stelle bearbeiten (z. B. Steuerberater oder Rechenzentrum), gilt das für diese Stelle genauso.

Auch für uns als deine Krankenkasse – und damit als Empfänger der Sozialversicherungsmeldungen – ist der gesicherte Datenaustausch von größter Wichtigkeit. Krankenkassen erkennen und akzeptieren Meldungen und Beitragsnachweise nur dann, wenn diese mit einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm erstellt wurden. Der Arbeitgeber muss dementsprechend mit einem solchen Programm ausgestattet sein.

2. Systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme

Alle Entgeltabrechnungsprogramme müssen für die Teilnahme am elektronischen Datenaustausch systemgeprüft sein. Das heißt: Die Entgeltabrechnungsprogramme müssen die gesetzlichen Vorschriften zur Entgeltermittlung, Beitragsberechnung und der Erstellung und Übermittlung von Beitragsnachweisen und Sozialversicherungsmeldungen erfüllen.

Ein Pflichtenheft mit den aktuellen Anforderungen an ein solches Programm findest du unter unter www.gkv-ag.de. Die Inhalte erarbeitet die Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) in Abstimmung mit den Spitzenorganisationen der Sozialversicherung und den Software-Erstellern von Entgeltabrechnungsprogrammen. Die ITSG zertifiziert alle Entgeltabrechnungsprogramme, deren Qualität den Anforderungen entspricht, und vergibt eine Identifikationsnummer. Diese Nummer wird bei jeder Datenübermittlung an die Krankenkasse(n) mitübertragen. Bei der Übermittlung von Daten wird sie elektronisch mit einer vorliegenden Liste zertifizierter Programme abgeglichen. So stellen die Datenannahmestellen sicher, dass die eingehenden Daten den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Wenn du oder dein Steuerberater kein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm einsetzt oder noch manuell abrechnest, findest du weiter unten im Abschnitt sv.net die passende Lösung für die Teilnahme am elektronischen Meldewesen.

3. Zertifizierung

Ob du mit einem zertifizierten Entgeltabrechnungsprogramm arbeitest, erfährst du von deinem Softwareanbieter.

Um die Daten elektronisch übermitteln zu können, benötigst du für die Verschlüsselung der Daten eine Zertifizierung, die du bei der ITSG beantragen musst. Die Unterlagen dafür stellt dir dein Softwareanbieter bereit.

4. Anmeldung zum maschinellen Verfahren nicht erforderlich

Eine Anmeldung zum maschinellen Verfahren entfällt, da alle Informationen, die für die Verarbeitung deiner Daten notwendig sind, aus den angelieferten Daten entnommen werden.

5. Elektronische Bestätigungen

DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweise werden in getrennten Dateien übermittelt. Bitte beachte, dass du unterschiedliche Bestätigungen für die Verarbeitung der Meldedaten und der Beitragsnachweise erhältst. Zunächst wird die Annahme der Datei bestätigt, dann die Verarbeitung der Daten. Damit hast du die Gewähr, dass die Meldungen und Beitragsnachweise ordnungsgemäß verarbeitet wurden. Anschließend leitet das Rechenzentrum die Daten an die BERGISCHE weiter.

Die Bestätigungen werden automatisch an die E-Mail-Adresse geschickt, die die Daten versandt hat oder die du den Datenannahmestellen der Krankenkassen mit dem Datensatz Kommunikation „DSKO“ mitteilst.

6. Datensatz Kommunikation „DSKO“

Dieser Datensatz enthält u.a. die Kommunikationsdaten des Arbeitgebers. Dein Entgeltabrechnungsprogramm erstellt den Datensatz mit jeder Datenlieferung automatisch.

Bitte achte darauf, die entsprechenden Informationen (Name und Anschrift des Absenders, Name des Ansprechpartners, Telefon- und Faxnummer, insbesondere die E-Mail-Adresse) in deinem Entgeltabrechnungsprogramm zu hinterlegen. Das erleichtert unsere Kommunikation.

7. Kostenloser Service für das elektronische Meldeverfahren

Sofern du oder dein Steuerberater kein Entgeltabrechnungsprogramm einsetzt, das zur maschinellen Übermittlung von Meldungen und Beitragsnachweisen zugelassen ist oder du noch manuell abrechnest, ist die Umstellung auf gesicherte elektronische Datenübertragung ein großer Schritt.

Um dir diese grundlegende Veränderung zu erleichtern, bieten wir dir einen zusätzlichen Service:

Gemeinsam mit der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) ist ein Produkt entwickelt worden, das alle Arbeitgeber kostenfrei beziehen können: sv.net („Sozialversicherung im Internet“).

Dieses Produkt unterstützt dich dabei, deine Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise bei einer manuellen Entgeltabrechnung oder in besonderen Fällen manuell zu erstellen und auf sichere Art und Weise elektronisch an die Krankenkassen zu übermitteln.

Die Anwendung steht in den Varianten sv.net/classic (Software für PC-Installation) und sv.net/online (internetbasierende Online-Anwendung) zur Verfügung. Dabei sind beide Varianten kostenfrei.

Beide Programm-Varianten garantieren neben einer komfortablen Benutzerführung ein Höchstmaß an Sicherheit. Sämtliche Daten werden verschlüsselt an den ITSG-Server und von dort an die Datenannahmestellen der jeweiligen Krankenkasse(n) gesendet.

Die Programme sv.net/classic und sv.net/online sind allerdings kein Ersatz für klassische Entgeltabrechnungsprogramme, da weder Entgelte noch Sozialversicherungs- und Steueranteile errechnet werden. Doch sv.net bietet dir die Möglichkeit, die bisherigen Papiervordrucke durch elektronische Hilfen zu ersetzen - wie seit 2006 gesetzlich vorgeschrieben.

sv.net/online

Das Programm sv.net/online ist eine reine Internet-Anwendung, für die du lediglich einen Internet-Zugang und einen Standard-Browser benötigst. Eine Installation auf dem Rechner ist nicht notwendig.

Die Datenübertragung passiert dabei verschlüsselt per SSL.

sv.net/classic

Das Programm sv.net/classic hingegen ist eine eigenständige Anwendung für Windows-PCs, bei der alle Stammdaten und Beschäftigungszeiten deiner Mitarbeiter lokal auf dem PC gespeichert werden. Du kannst die Version sv.net/classic ganz einfach bei der ITSG (www.itsg.de) beziehen.

8. Zentrale Servicestelle für maschinelle Melde- und Beitragsverfahren

Weitere Informationen zur Servicestelle und rund um alle Fragen zum maschinellen Meldeverfahren findest du auf der Internetseite www.itsg.de.

Bei allgemeinen Fragen steht dir die BERGISCHE gerne auch telefonisch unter zur Verfügung.
Tel.: 0212 2262-230

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